Guide to successful NCS certification

Bitte befassen Sie sich ausführlich mit dem Standard. Die gültige Fassung des Standards finden Sie hier.

Rohstoffe

Wichtig ist zu diesem Zeitpunkt, dass alle eingesetzten Rohstoffe aus natürlichen Ausgangsmaterialien stammen und ausschließlich nach den im Standard aufgezählten Verfahren hergestellt sein dürfen. Auch die Hilfsstoffe zur Herstellung des Rohstoffs müssen dem Standard entsprechen. Falls Sie Ihr Produkt als Bio-Produkt ausloben möchten, müssen Sie die Prozentanteile in den Rohstoffen kennen.

Das Endprodukt darf als „Bio-Kosmetik“ ausgelobt werden, wenn mindestens 95% aller Inhaltsstoffe landwirtschaftlichen Ursprungs aus kontrolliert biologischem Anbau (kbA) stammen.

!Achtung: Einige Rohstoffe müssen aus kbA stammen, solange sie als Naturstoff – also nicht chemisch verändert – eingesetzt werden. Diese sind im Standard 2 Dokument: NCS-Anleitung-Neukunden Version: 1.13 aufgeführt: Sonnenblumenöl, Olivenöl, Sojaöl, Sheabutter (geht auch aus Wildsammlung), Kokosöl, Jojobaöl.

!Achtung: Seit August 2020 sind in NCS-Produkten keine Nanomaterialien erlaubt. Falls Sie Sonnenpflegeprodukte herstellen möchten, bitte ich Sie, sich an uns zu wenden, um die Empfehlung eines Rohstoffes zu erhalten, der Non-Nano ist und relativ wenig weißelt.

Ebenfalls seit August 2020 ist der INCI Poly-Lactic-Acid für NCS-Produkte nicht erlaubt. Es handelt sich bei diesem INCI um ein festes unlösliches Polymer. PLA verhält sich in der Umwelt wie Bioplastik und ist deshalb mit Naturkosmetik nicht vereinbar.

Verpackungen

Seit 01.01.2023 beinhaltet der NCS-Standard Kriterien für Verpackungen. Diese gelten für Verpackungen, die ab dem 01.01.2026 bestellt werden. Die Kriterien werden ergänzt um eine Materialliste. Bitte machen Sie sich mit den Anforderungen vertraut.

Bitte achten Sie auf Folgendes:

1. Die Zertifizierungsstelle nimmt nur aufbereitete Dokumente als Nachweise an. Die Spezifikationen, Datenblätter oder Sicherheitszertifikate müssen markiert sein an der Stelle, an der die relevante Information steht (Art des Materials, Rezyklat-anteil, etc.)
2. die Dokumente müssen eindeutig zuordbar sein. Entweder über eine Chargen, Artikel oder Spezifikationsnummer ist die Zuordnung zum Produkt eindeutig erkenn- und nachvollziehbar.
3. Die Dokumente befinden sich nicht verschachtelt in mehreren weitergeleiteten emails. Auditoren oder die Zertifizierungsstelle muss leicht und ohne langes Suchen auf die wesentlichen Informationen zugreifen können.

Achtung: dauert die Zuordnung oder das Suchen nach den wesentlichen Informationen länger als 1,5 h, bricht die Zertifizierungsstelle die Prüfung ab, um exorbitante Kosten zu vermeiden.

Eigene Checkliste

Wir empfehlen das Erstellen einer eigenen kleinen Checkliste für jeden Rohstoff:

• Sind die Ausgangsstoffe des Rohstoffs natürlich (keine petrochemischen Ausgangs- und Hilfsstoffe erlaubt, außer Konservierungsstoffe gemäß Positivliste)?
• Sind die Prozesse, chemische oder physikalische, die zur Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden, im Standard gelistet?
• Sind die Hilfsstoffe, die bei der Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden, mit dem Standard konform?
• Sind die Rohstoffe frei von gentechnisch veränderten Organismen?
• Liegt eine GVO-Freiheitserklärung vor, ggf. auch für Hilfsstoffe wie Fermentations-Organismen?

Verpackungen:

• Fällt die Entscheidung für eine Verpackung nach den Kriterien Vermeiden, Vermindern, Re-Use, Recyclingfähigkeit und Entleerbarkeit?
• Entspricht das Material der empfohlenen bzw. tolerierten Materialien gemäß Materialliste? Möchten Sie ein veganes Produkt anbieten, darf es keinen Inhaltsstoff tierischen Ursprungs enthalten.

Bei Vegan-Auslobung:

• Falls eine Bio-Auslobung vorgesehen ist:
• Sind die Rohstoffe aus kontrolliert biologischem Anbau (kbA)?
• Liegt ein entsprechendes Bio-Zertifikat vor?

Wenn alle Punkte mit „ja“ beantwortet werden können, folgt Schritt 3.

Once your products have been developed and you are sure that all raw materials comply with the standard, you conclude the certification contract with the certification body and the label usage contract with us.

Our contract contains a registration file in Excel format, which you should complete and return to us together with the signed contract.

Important: please do not forget to enter the countries in which your products are to be marketed.

The certification body will either send you access to their database or provide you with your own Excel spreadsheet, which you can use to register your products for testing. In this table, the raw materials must be specified and broken down into INCIs. If you would like an organic claim, please also enter the percentage of organic raw materials. If you choose a vegan claim, please also indicate this when registering.

Please attach all documents relating to the raw materials to this notification table. The documents should contain the following information for each raw material:

1. Source material of the raw material
2. Processes, chemical or physical, used to produce the raw material
3. Auxiliary materials in the production of the raw material
4. GMO-free declaration, if necessary also for auxiliary substances such as fermentation organisms
5. Organic certificates, if applicable, for the mandatory organic substances or if an organic claim is desired
6. If applicable, vegan declaration - if vegan claim is desired.

If all of this information is available to the certification body and complies with the standard, nothing should stand in the way of your certificate.

After receiving the certificate, the label will be sent to you digitally. You can use it to design your label. We have drawn up a guideline for this, which you will receive with the label.

Please ensure that you only use the label corresponding to the certification level for which you have registered your products. Using the organic cosmetics label "NCS Organic Quality" for products with the "Natural Cosmetics" level, for example, is not permitted. Please note that you must mention the use of preservatives on the label. The requirements for this are explained in chapter 2.3.1 "Nature-identical preservatives".

If you have used organically grown ingredients in your product and would like to indicate this on the label, you may mark these ingredients with an asterisk (*) and explain the meaning of the asterisk further down on the label. Take this opportunity to inform consumers about the ingredients in your product and explain why some raw materials cannot be sourced from organic farming (e.g., surfactants).

You now have a successful process behind you and can communicate the special nature of your products to the outside world. The label helps you to identify your products not only on the label, but also on your website, in your advertisements and in all other communication channels. Use the condensed statement to make your products stand out.

Since 2024, all certified products have been published on our website. After signing the contract, you will receive a log-in and can design the appearance of your products yourself.

You have received the certificate on the basis of the documents submitted. You are still responsible for ensuring that the products are manufactured in accordance with the standard. Part of the certification process is an on-site audit to verify that the products are manufactured in accordance with the standard.

An auditor from the certification body will contact you or your contract manufacturer early next year to schedule an appointment. Please allow some preparation time for this appointment. The following items should generally be prepared (please also note the audit notice from the certification body):

• Liste aller Produkte, die das Zeichen tragen => Kundenliste, Stückliste, Werbematerial, Preiskataloge, o.ä.
• Viewing the labels
• Batch traceability of the last production run (retained samples of the products as they leave the company: Bulk goods, semi-finished goods or finished goods)
• Documents on the raw materials used - see specially created checklist in steps 2 and 3
• Packaging documentation (decision documentation and material specification)
• Insight into the merchandise management system
• Possibility to set up a plant tour and gain insight into basic aspects of cosmetics GMP or other management systems

Please ensure that there is a welcoming atmosphere during the audit. Auditors are often on the road for days, have sometimes not slept as well as at home and are very happy when they are treated as welcome guests.

Auditors need at least:

• A warm or temperature-controlled workplace where you can set up your laptop
• Space for storing viewed documents
• Something to drink and eat

A pleasant atmosphere during the audit makes work easier for both sides. Although the audit is an examination, auditors are not representatives of the authorities or even the police. Therefore, no unnecessary excitement. You can make good use of the audit by looking at your manufacturing processes together with the auditor and finding out whether you can still improve on certain points. Auditors are also well informed about the industry and have undergone numerous training courses, so you can use the annual audit as an opportunity to talk to experts.