Le processus de certification CSE : Votre chemin vers la durabilité globale de l’entreprise
CSE se distingue des autres certifications par son approche globale. Contrairement aux certifications de produits, elle évalue la durabilité de l’entreprise dans son ensemble. Cela permet une évaluation globale et une amélioration de vos performances en matière de développement durable.
Nous considérons la certification CSE comme un processus. Notre objectif est de vous accompagner et de vous soutenir sur la voie d’une économie conforme à l’ESC. Pour cela, nous utilisons notre outil en ligne innovant STAR. Il ne sert pas seulement à documenter vos progrès, mais constitue également une plate-forme pour les audits et la rédaction de votre rapport de durabilité.
Cette approche axée sur les processus distingue le processus de certification CSE de nos certifications de produits. Elle permet un développement et une amélioration continus de vos performances en matière de développement durable à travers tous les secteurs de l’entreprise.
Premières étapes après la signature du contrat
Après avoir conclu un contrat avec la GfaW et l’organisme de certification, le participant standard reçoit un accès à l’outil en ligne CSE-STAR. STAR guide le participant standard tout au long de la préparation à la certification. Pour chaque question, le participant standard saisit des réponses et peut noter l’emplacement numérique où se trouvent les preuves de la réponse.
L’organisme de certification peut confier l’évaluation à un organisme de contrôle. L’organisme de contrôle doit alors se conformer à toutes les exigences de l’organisme de certification. Chaque organisme de contrôle conclut en outre un contrat avec la GfaW.
Le processus de certification CSE suit l’ordre des certifications de systèmes de gestion :
- Niveau I (pré-audit) – peut également être désigné rétroactivement comme audit initial si aucune non-conformité n’a été détectée.
- Audit de certification de niveau II – (année 1, au plus tard 6 mois après l’audit de niveau I)) – délivrance du certificat initial
- Audit de surveillance (années 2 et 3) – Renouvellement du certificat
- Audit de recertification (année 4) – délivrance d’un nouveau certificat
Lorsque la date d’un audit est fixée, le participant standard valide son STAR pour l’audit au moins 2 semaines avant. Il ne peut plus modifier ses réponses par la suite.
Pour les audits de surveillance, il n’est pas obligatoire d’organiser un rendez-vous sur place si rien n’a changé dans l’entreprise. Les audits initiaux et les audits de recertification, en revanche, font toujours l’objet d’une visite sur site.
Pendant l’audit, l’auditeur enregistre les résultats de sa requête dans le STAR et génère un rapport d’audit. Ce rapport sert de base à la décision de certification.
Les organismes de certification et de contrôle agréés par les normes GfaW travaillent au minimum selon la norme ISO 17065 et disposent d’une longue expérience dans la certification des normes éthiques du secteur de l’entreprise.
Intervalles de contrôle
L’audit de certification a lieu tous les trois ans sous la forme d’un audit complet. Les audits de surveillance ont lieu une fois par année civile et ont le caractère d’un audit aléatoire. Si rien n’a changé chez le participant standard, ces audits peuvent également avoir lieu par le biais de STAR sous forme d’audit numérique (audit à distance).
Réactions aux écarts
Dérogations aux exigences minimales :
L’entreprise dispose de 4 semaines pour apporter la preuve qu’elle a pris des mesures pour remédier aux écarts.
Les écarts doivent être résolus avant l’audit suivant. En cas de nouvel écart, il n’y a pas de conformité à la norme CSE.
Divergence des objectifs de durabilité :
Si des écarts par rapport aux objectifs de durabilité apparaissent au cours des audits de suivi, l’organisme de certification fixe un délai de 1 à 6 mois pour y remédier, selon la gravité de l’écart. Si ces délais ne sont pas respectés à plusieurs reprises, il n’y a plus de conformité avec la norme CSE. Les écarts doivent être résolus avant l’audit suivant. En cas de nouvel écart, il n’y a plus de conformité à la norme CSE.
Si les objectifs définis ne sont pas atteints sans raison, l’entreprise dispose de 4 semaines pour apporter la preuve qu’elle a pris des mesures pour atteindre l’objectif.
Dans des cas justifiés, l’entreprise peut choisir une autre destination. Celle-ci ne peut plus être modifiée.
Retrait du certificat et de l'utilisation du logo
Si les non-conformités n’ont pas été corrigées dans le délai indiqué par l’organisme de certification, le certificat est retiré à l’entreprise et l’utilisation du logo prend fin.
Les marchandises déjà produites et labellisées doivent alors être ré-étiquetées, voire retirées du marché. Ces conditions sont définies dans les contrats d’utilisation des licences.
Exigences pour les organismes de certification
L’organisme de certification garantit à la GfaW, par contrat, ce qui suit
- certifier de manière impartiale et neutre ;
- d’être accrédité selon la norme ISO 17065 et de travailler selon cette norme ;
- de n’utiliser que du personnel pour les certifications et les audits d’utiliser des personnes qui possèdent des compétences et de l’expérience dans les domaines suivants :
- selon les catégories de produits respectives des normes contractuelles, les secteurs de la chimie et/ou de la fabrication de cosmétiques et/ou de la fabrication de produits d’entretien ;
- les matières premières utilisées pour chaque catégorie de produits ;
- contenu des législations européennes nécessaires à la certification sur les catégories de produits concernées, telles que le règlement sur les cosmétiques, le règlement sur l’agriculture biologique de l’UE, le règlement sur les biocides, la norme DIN pour les jouets, etc ;
- Processus de fabrication des produits dans le champ d’application des normes contractuelles ;
- Expérience en audit et/ou connaissance du domaine de la gestion de la qualité, idéalement14001:2015, ou preuves de compétences suffisantes ;
- Lignes directrices et principes BPF relatifs à chaque catégorie de produits des normes contractuelles.
L’organisme de certification s’assure que le personnel engagé dans le cadre de ce contrat se familiarise pleinement avec les normes contractuelles et les critères de contrôle et d’attribution, ainsi qu’avec le processus de certification, afin de pouvoir garantir un contrôle et une certification corrects. Ceci s’applique également au cas où l’organisme de certification fait appel à des organismes de contrôle externes. Dans ce cas, les garanties susmentionnées s’appliquent également au personnel des organismes de contrôle.
En particulier, pour la certification CSE, le personnel doit avoir une expertise en matière de gestion durable et de la norme ISO 14001:2015 et avoir suivi une formation de la GfaW sur la certification CSE et l’utilisation du CSE-STAR. Les formations à la norme ISO 14001:2015 peuvent également être dispensées par des tiers.
Missions et obligations de l'organisme de certification
Pour les audits chez le participant standard, l’organisme de certification peut également faire appel à des organismes de contrôle (dans le sens d’une sous-traitance selon la norme ISO 17065). L’accord à conclure ensuite avec l’organisme de contrôle doit être présenté au GfaW sur demande et doit être conforme au contenu de l’annexe. En particulier, l’organisme de certification conserve toujours la responsabilité finale de l’octroi, du maintien, du renouvellement, de la prolongation, de la suspension ou du retrait de la certification. La décision de certification est prise sur la base des rapports d’évaluation de l’organisme de contrôle.
L’examen pour l’obtention du certificat est effectué une fois par an par l’organisme de certification pour chaque participant standard.
Dans le cadre de la certification CSE, un audit de surveillance a lieu en principe tous les ans après l’audit initial, pendant la durée de validité du certificat.
En cas de non-respect des audits de surveillance, la validité du certificat est annulée. Si des manquements sont constatés lors des audits de certification ou de surveillance CSE et qu’aucune mesure corrective n’est trouvée d’un commun accord, un comité de conciliation composé de représentants du participant standard, de l’organisme de contrôle, de GfaW et de L’organisme de certification est convoqué. Le comité de conciliation fait la distinction entre les écarts par rapport aux exigences minimales et les objectifs de durabilité. Les écarts par rapport aux exigences minimales peuvent être corrigés dans un délai de 4 semaines. En cas d’écarts dans le domaine des objectifs de durabilité, il est laissé à l’appréciation de l’organisme de certification ou du comité de conciliation de procéder à un audit complémentaire ou d’accepter un délai de 1 à 6 mois pour remédier à l’écart. Les frais occasionnés par un audit de suivi sont à la charge du participant au standard. La coordination est assurée par l’organisme de certification.
S’il s’avère nécessaire d’effectuer des visites sur place à l’étranger (notamment en cas de production à l’étranger), l’organisme de certification est autorisé à mandater un organisme de contrôle affilié ou externe comparable dans le pays concerné pour procéder à l’établissement des faits. Les frais y afférents sont à la charge du participant standard.
L’organisme de certification doit informer la GfaW de toutes les circonstances dont il a connaissance et qui indiquent ou confirment que le participant standard ne respecte pas la norme contractuelle correspondante.
L’organisme de certification a stipulé dans des contrats avec des participants à la norme qu’un certificat serait retiré en cas de non-conformité à la norme.
Participation aux réunions
Afin de parvenir à une bonne collaboration entre le GfaW et l’organisme de certification et les organismes de contrôle, des réunions de groupe de travail sont organisées une fois par an pour les participants aux normes, l’organisme de certification, l’organisme de contrôle et le GfaW. La participation de l’organisme de certification est attendue à cet effet.
De plus, l’organisme de certification participe à la réunion annuelle entre le GfaW, l’organisme de certification et l’organisme de contrôle. La réunion annuelle permet au GfaW d’évaluer les besoins de conseil des participants aux normes et les sujets à aborder lors des réunions des groupes de travail. Pour cette réunion annuelle, l’organisme de certification prépare des informations sur les écarts, les plaintes et les anomalies concernant les audits réalisés. Ces informations doivent également inclure tout feedback donné par les auditeurs.
La GfaW ne prend pas en charge les frais de déplacement et d’hébergement engagés par l’organisme de certification ou l’organisme de contrôle, le cas échéant.
Engagement d'organismes de contrôle
Le recours à un organisme de contrôle suppose un accord écrit entre l’organisme de certification et l’organisme de contrôle. Cet accord doit notamment régler les points suivants :
- Impartialité et neutralité de l’organisme de contrôle. Il ne doit pas y avoir de conflits d’intérêts en ce qui concerne les audits, les produits audités et les certifications, et en particulier le personnel de l’organisme de contrôle ne doit pas être impliqué de quelque manière que ce soit dans les décisions de certification de L’organisme de certification ou dans les entreprises des participants au référentiel ;
- L’organisme de contrôle n’emploie pour les audits que du personnel disposant des compétences et de l’expérience susmentionnées, qui se familiarise pleinement avec les normes contractuelles et les critères d’attribution et de vérification, ainsi qu’avec les procédures de certification, et qui les respecte intégralement dans la mesure où elles concernent l’organisme de contrôle ;
- L’organisme de contrôle doit se soumettre aux politiques et procédures de l’organisme de certification et les respecter.
- L’organisme de contrôle et le personnel qu’il emploie doivent être régulièrement contrôlés et surveillés par l’organisme de certification pour s’assurer qu’ils respectent les exigences susmentionnées.
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