La procédure de certification NATURE THANX : des cosmétiques naturels qui soutiennent la thérapie
La norme décrit les exigences relatives aux matières premières, à l’emballage et à la composition de la recette. En tant que produit végétalien, la norme stipule qu’aucune matière première ne doit contenir d’ingrédients d’origine animale.
Le processus de certification est réalisé par l’organisme de certification et se compose de plusieurs étapes.
Déroulement de la certification
Les organismes de certification et de contrôle agréés par les normes GfaW travaillent conformément à la norme ISO 17065 et disposent d’une longue expérience dans la certification de produits naturels.
Il existe une procédure en trois étapes pour la certification des produits :
- 1ère étape: vérification des produits, y compris les preuves des exigences de qualité selon la norme
- 1ère étape: réalisation d’un audit initial sur les exigences BPF de base, les emballages et les étiquettes
- Niveau : Audits de surveillance annuels
Intervalles de contrôle
Le suivi de la conformité est assuré par des audits annuels sur site en fonction du niveau de risque.
L’audit porte sur la traçabilité des lots à l’aide de produits choisis au hasard, jusqu’à l’origine des matières premières. L’audit sur site porte également sur les processus de production, l’hygiène selon les BPF et les emballages.
Non-conformité et retrait de la marque
Si un produit n’est pas conforme à la norme au niveau 1 et que le niveau 2 – l’audit initial – n’est pas réussi ou que toutes les non-conformités n’ont pas été corrigées, l’entreprise ne reçoit pas de certificat. Le certificat n’est pas délivré tant que tous les ingrédients, matériaux d’emballage et étiquettes ne sont pas conformes et que l’auditabilité n’a pas été démontrée. Le demandeur a donc le temps de modifier sa recette ou de remplacer les matières premières non conformes avant de lancer la production. Ce n’est qu’après le début de la production de produits conformes que l’étape 3 a lieu.
Si des écarts par rapport à la norme sont constatés au niveau 3, les réactions et sanctions suivantes s’appliquent :
- Ecarts (la certification n’est pas menacée)
L’entreprise dispose d’un délai de 1 à 3 mois pour apporter la preuve qu’elle a pris des mesures pour remédier aux écarts.
Les écarts doivent être résolus au plus tard pour l’audit suivant. L’organisme de certification décide si l’écart a été corrigé.
- Non-conformité (la certification est compromise)
En cas de non-conformité à la norme, l’entreprise prend immédiatement des mesures pour se mettre en conformité.
Les produits concernés par la non-conformité doivent être immédiatement bloqués à la vente et réétiquetés le plus rapidement possible. Ils ne doivent pas porter le label de qualité. Le notifiant publie sur son site Internet une information sur les produits (indiquer le numéro de lot !) concernés par la non-conformité.
Le certificat est retiré pour ce produit et ne peut être rétabli qu’après une nouvelle inscription et le passage par les étapes 1, 2 et 3.
L’organisme de certification contrôle les mesures et effectue ensuite les étapes 1, 2 et 3.
Si l’organisme de certification constate une non-conformité à la norme lors de l’audit de niveau 3, l’entreprise productrice est inscrite dans un niveau de risque. Il en résulte que les deux audits de suivi sont plus étendus. Si ces derniers n’ont plus révélé d’écarts ou de non-conformités, l’entreprise productrice sort du niveau de risque et reçoit des audits normaux.
Retrait du certificat et de l'utilisation du logo
Si les non-conformités n’ont pas été corrigées dans le délai indiqué par l’organisme de certification, le certificat est retiré à l’entreprise et l’utilisation du logo prend fin.
Les marchandises déjà produites et labellisées doivent alors être ré-étiquetées, voire retirées du marché. Ces conditions sont définies dans les contrats d’utilisation des licences.
Exigences pour les organismes de certification
L’organisme de certification garantit à la GfaW, par contrat, ce qui suit
- certifier de manière impartiale et neutre ;
- d’être accrédité selon la norme ISO 17065 et de travailler selon cette norme ;
- de n’utiliser que du personnel pour les certifications et les audits d’utiliser des personnes qui possèdent des compétences et de l’expérience dans les domaines suivants :
- selon les catégories de produits respectives des normes contractuelles, les secteurs de la chimie et/ou de la fabrication de cosmétiques et/ou de la fabrication de produits d’entretien ;
- les matières premières utilisées pour chaque catégorie de produits ;
- contenu des législations européennes nécessaires à la certification sur les catégories de produits concernées, telles que le règlement sur les cosmétiques, le règlement sur l’agriculture biologique de l’UE, le règlement sur les biocides, la norme DIN pour les jouets, etc ;
- Processus de fabrication des produits dans le champ d’application des normes contractuelles ;
- Expérience en audit et/ou connaissance du domaine de la gestion de la qualité, idéalement14001:2015, ou preuves de compétences suffisantes ;
- Lignes directrices et principes BPF relatifs à chaque catégorie de produits des normes contractuelles.
L’organisme de certification s’assure que le personnel engagé dans le cadre de ce contrat se familiarise parfaitement avec les normes contractuelles et les critères de contrôle et d’attribution, ainsi qu’avec le processus de certification, afin de pouvoir garantir un contrôle et une certification corrects. Ceci s’applique également au cas où l’organisme de certification fait appel à des organismes de contrôle externes. Dans ce cas, les garanties susmentionnées s’appliquent également au personnel des organismes de contrôle.
Missions et obligations de l'organisme de certification
Pour les audits chez le participant standard, l’organisme de certification peut également faire appel à des organismes de contrôle (dans le sens d’une sous-traitance selon la norme ISO 17065). L’accord à conclure ensuite avec l’organisme de contrôle doit être présenté au GfaW sur demande et doit être conforme au contenu de l’annexe. En particulier, l’organisme de certification conserve toujours la responsabilité finale de l’octroi, du maintien, du renouvellement, de la prolongation, de la suspension ou du retrait de la certification. La décision de certification est prise sur la base des rapports d’évaluation de l’organisme de contrôle.
L’examen pour l’obtention du certificat est effectué une fois par an par l’organisme de certification pour chaque participant standard.
En cas de non-respect des audits de surveillance, la validité du certificat est annulée.
S’il s’avère nécessaire d’effectuer des visites sur place à l’étranger (notamment en cas de production à l’étranger), l’organisme de certification est autorisé à mandater un organisme de contrôle affilié ou externe comparable dans le pays concerné pour procéder à l’établissement des faits. Les frais y afférents sont à la charge du participant standard.
L’organisme de certification doit informer la GfaW de toutes les circonstances dont il a connaissance et qui indiquent ou confirment que le participant standard ne respecte pas la norme contractuelle correspondante.
L’organisme de certification a stipulé dans des contrats avec des participants à la norme qu’un certificat serait retiré en cas de non-conformité à la norme.
Participation aux réunions
Afin de parvenir à une bonne collaboration entre le GfaW et l’organisme de certification et les organismes de contrôle, des réunions de groupe de travail sont organisées une fois par an pour les participants aux normes, l’organisme de certification, l’organisme de contrôle et le GfaW. La participation de l’organisme de certification est attendue à cet effet.
De plus, l’organisme de certification participe à la réunion annuelle entre le GfaW, l’organisme de certification et l’organisme de contrôle. La réunion annuelle permet au GfaW d’évaluer les besoins de conseil des participants aux normes et les sujets à aborder lors des réunions des groupes de travail. Pour cette réunion annuelle, l’organisme de certification prépare des informations sur les écarts, les plaintes et les anomalies concernant les audits réalisés. Ces informations doivent également inclure tout feedback donné par les auditeurs.
Engagement d'organismes de contrôle
Le recours à un organisme de contrôle suppose un accord écrit entre l’organisme de certification et l’organisme de contrôle. Cet accord doit notamment régler les points suivants :
- Impartialité et neutralité de l’organisme de contrôle. Il ne doit pas y avoir de conflits d’intérêts en ce qui concerne les audits, les produits audités et les certifications, et en particulier le personnel de l’organisme de contrôle ne doit pas être impliqué de quelque manière que ce soit dans les décisions de certification de L’organisme de certification ou dans les entreprises des participants au référentiel ;
- L’organisme de contrôle n’emploie pour les audits que du personnel disposant des compétences et de l’expérience susmentionnées, qui se familiarise pleinement avec les normes contractuelles et les critères d’attribution et de vérification, ainsi qu’avec les procédures de certification, et qui les respecte intégralement dans la mesure où elles concernent l’organisme de contrôle ;
- L’organisme de contrôle doit se soumettre aux politiques et procédures de l’organisme de certification et les respecter.
- L’organisme de contrôle et le personnel qu’il emploie doivent être régulièrement contrôlés et surveillés par l’organisme de certification pour s’assurer qu’ils respectent les exigences susmentionnées.
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