Étape par étape vers la certification NCP
La certification de vos produits établit des normes de qualité claires et les communique en même temps de manière simple. Le label NCP renforce ainsi votre marketing et votre crédibilité.
Parallèlement, la certification impose des exigences élevées en matière de fabrication. Pour que celles-ci ne deviennent pas un frein, nous recommandons d’aborder la certification par étapes.
Guide pour réussir la certification NCP
Obtenir des informations et un devis
Si vous envisagez de faire certifier vos produits selon la norme NCP, vous aurez affaire à au moins deux institutions.
D'une part avec nous - le propriétaire du standard et du label - et d'autre part avec l'organisme de certification. Nous tenons le standard et la liste positive à jour, nous nous occupons des droits de marque du label et gérons l'utilisation du label.
L'organisme de certification vérifie la conformité de vos produits avec notre norme NCP.
Veuillez vous renseigner sur les coûts et les procédures de certification possibles auprès de nous - par le biais de cette lettre - et auprès des organismes de certification.
EcoControl - ecocontrol.website (personne de contact : Mme Holtz carmen.holtz@ecocontrol.online)
ou
Société d'audit - pruefgesellschaft.bio (personne de contact : Mme Bailer n.bailer@oeko007.de )
Si vos produits n'ont pas encore été notifiés, veuillez contacter l'autorité compétente dont vous dépendez (service vétérinaire ou inspection alimentaire) pour savoir ce qui est nécessaire pour que vous puissiez mettre vos produits sur le marché.
Si vous faites fabriquer vos produits dans un autre pays que l'Allemagne, mais que vous souhaitez également les distribuer en Allemagne, nous vous recommandons de demander conseil à Pfeiffer Consulting sur les dispositions légales.
Développement de produits
Veuillez vous pencher en détail sur la norme. Vous trouverez la version en vigueur de la norme ici.
Matières premières
Il est important à ce stade que toutes les matières premières utilisées proviennent de matériaux de base naturels et soient exclusivement produites selon les procédés énumérés dans la norme. Les matières auxiliaires utilisées pour la production de la matière première doivent également être conformes à la norme.
Attention : certaines matières premières doivent être issues de l'agriculture biologique, tant qu'elles sont utilisées comme substances naturelles - c'est-à-dire non modifiées chimiquement. Elles sont listées dans la norme : Huile de tournesol, huile d'olive, huile de soja, beurre de karité, huile de coco, huile de jojoba. La norme NCP réglemente les exigences pour plusieurs catégories de produits. Comme décrit dans l'introduction, elle couvre aussi bien les détergents et les produits d'entretien que les biocides ou les fortifiants de plantes. Veuillez faire attention aux onglets correspondants dans la liste positive afin d'attribuer correctement vos ingrédients aux exigences. Si vous souhaitez proposer un produit végétalien, celui-ci ne doit pas contenir d'ingrédient d'origine animale.
Emballages
Depuis le 01.01.2023, la norme NCP comprend des critères pour les emballages. Ceux-ci s'appliquent aux emballages commandés à partir du 01/01/2024. Les critères sont complétés par une liste de matériaux. Veuillez vous familiariser avec les exigences. La preuve des critères est votre décision documentée sur la manière dont vous êtes parvenu à l'emballage choisi. Les auditeurs examineront votre processus de décision lors de l'audit. La preuve de la conformité des matériaux doit être apportée par la spécification. Veillez à ce que les matériaux soient clairement identifiés dans la spécification.
Propre liste de contrôle
- Nous vous recommandons de créer votre propre petite liste de contrôle pour chaque matière première :
- Les substances de base de la matière première sont-elles naturelles (aucune substance de base ou auxiliaire pétrochimique n'est autorisée, à l'exception des substances figurant sur la liste positive) ?
- Existe-t-il un certificat biologique pour les substances biologiques obligatoires ?
- Les processus, chimiques ou physiques, utilisés pour produire la matière première sont-ils listés dans la norme ?
- Les excipients utilisés dans la fabrication de la matière première et qui restent dans le produit sont-ils conformes à la norme ?
- Les matières premières sont-elles exemptes d'organismes génétiquement modifiés ?
Existe-t-il une déclaration d'absence d'OGM, y compris, le cas échéant, pour les excipients tels que les organismes de fermentation ? En cas de revendication végétalienne :
- Toutes les matières premières sont-elles exemptes d'origine animale ?
- Existe-t-il une déclaration Vegan ?
Emballages :
- Le choix d'un emballage se fait-il en fonction des critères d'évitement, de réduction, de réutilisation, de recyclabilité et de vidage ?
- Le matériau correspond-il aux matériaux recommandés ou tolérés selon la liste de matériaux ?
Si la réponse à tous les points est "oui", vous passez à l'étape 3.
Conclusion du contrat et inscription des produits
Une fois que vos produits ont été développés et que vous êtes certain que toutes les matières premières sont conformes à la norme, vous concluez un contrat de certification avec EcoControl et un contrat d'utilisation du label avec nous.
Dans notre contrat, vous trouverez un fichier d'inscription sous forme d'Excel que vous devrez nous renvoyer dûment complété avec le contrat signé. Important : n'oubliez pas d'indiquer les pays dans lesquels vos produits seront commercialisés. Votre organisme de certification vous enverra un tableau Excel qui vous permettra d'inscrire vos produits à l'examen.
Dans ce tableau, les matières premières doivent être indiquées et ventilées par INCI - si cela est possible pour votre groupe de produits.1 Si vous choisissez une allégation vegan, veuillez le préciser lors de votre inscription.
Veuillez joindre à ce tableau de notification tous les documents relatifs aux matières premières. Les documents doivent fournir les informations suivantes pour chaque matière première :
- Matière première de base
- Processus, chimiques ou physiques, utilisés pour produire la matière première
- Adjuvants dans la production de la matière première
- Déclaration d'absence d'OGM, y compris, le cas échéant, pour les adjuvants tels que les organismes de fermentation
- Certificats biologiques, le cas échéant, pour les substances biologiques obligatoires
- Déclaration végane, le cas échéant - si la mention végane est souhaitée.
Toutes les substances qui se retrouvent dans les produits NCP ne peuvent pas être décomposées en INCI. Cela ne signifie pas pour autant qu'elles ne sont pas conformes. Nous nous aventurons toujours en terrain inconnu pour de nouvelles catégories de produits. Lors de l'inscription, il est important de disposer de suffisamment de preuves pour fournir les informations requises.
Si l'autorité de certification dispose de toutes ces informations et qu'elles sont conformes à la norme, rien ne devrait s'opposer à votre certificat.
Conception des étiquettes
Une fois le contrat conclu, l'étiquette vous sera envoyée sous forme numérique via un lien de téléchargement. Vous pouvez l'utiliser pour créer votre étiquette. Nous avons rédigé un guide à cet effet, que vous recevrez avec l'étiquette. Vous pouvez utiliser l'étiquette NCP dans ses différentes versions, en fonction de la manière dont elle s'adapte à votre emballage.
Veuillez vous assurer que vous respectez le chapitre 9 de la norme NCP. Cela signifie que tous les ingrédients du produit doivent être indiqués en langage courant de manière compréhensible pour les consommateurs. La liste positive énumère des propositions de noms communs pour les matières premières. Si vous avez utilisé des matières premières issues de l'agriculture biologique dans votre produit et que vous souhaitez l'indiquer sur l'étiquette, vous pouvez marquer ces matières premières d'un astérisque* et expliquer plus bas sur l'étiquette ce que l'astérisque représente. Il est important que vous indiquiez sur l'étiquette ou sur votre site web la proportion de matières premières biologiques par rapport à la proportion de matières premières qui peuvent être biologiques. La plupart du temps, cela nécessite une explication. Profitez de l'occasion pour informer les consommateurs de la composition de votre produit et de la raison pour laquelle certaines matières premières ne peuvent pas être issues de l'agriculture biologique (par exemple, les tensioactifs).
Audit initial
Lors du premier audit, qui se déroulera chez vous soit par le biais de documents, soit par une visite sur place, vous devrez entre autres prouver que votre site de production est auditable. Pour cela, vous devez remplir au préalable le formulaire "Description des mesures" que vous recevrez de l'organisme de certification. Les informations contenues dans le formulaire constituent la base de la conclusion de l'organisme de certification quant à la possibilité d'auditer votre site de production. Les questions portent sur les bases des BPF, telles que les systèmes d'autorisation, les contrôles des flux de marchandises et les possibilités de traçabilité des lots.
Un autre objet de l'audit initial est de prouver la conformité de vos emballages. Pour cela, veuillez vous munir des documents décrits ci-dessus.
Le troisième point de l'audit initial concerne les étiquettes. Il est important de tenir compte des explications données dans "Conception des étiquettes".
Obtention du premier certificat
Si vos démarches ont été couronnées de succès jusqu'ici, vous recevrez un certificat et pourrez commencer à produire et à commercialiser vos merveilleux produits.
Communication
Vous avez maintenant franchi avec succès le cap et pouvez faire valoir la spécificité de vos produits à l'extérieur. Le label vous aide à l'identifier non seulement sur l'étiquette, mais aussi sur votre site web, dans vos publicités et sur tous les autres canaux de communication. Utilisez le message condensé pour mettre en valeur vos produits. Depuis 2024, tous les produits certifiés sont publiés sur notre site Web. Une fois le contrat conclu, vous recevrez un log-in et pourrez concevoir vous-même la présentation de vos produits.
Audit
Vous avez obtenu le certificat sur la base des documents soumis. Comme auparavant, vous êtes responsable de la fabrication des produits conformément à la norme.
Une partie de la certification est l'audit sur site, qui permet de vérifier que les produits sont fabriqués conformément à la norme. Un auditeur de l'organisme de certification vous contactera ou contactera votre sous-traitant au début de l'année pour convenir d'une date.
Veuillez prévoir un peu de temps pour la préparation de ce rendez-vous. Voici les principaux éléments à préparer (veuillez également consulter l'annonce d'audit de l'organisme de certification) :
- Liste de tous les produits portant la marque => Liste de clients, nomenclature, matériel publicitaire, catalogues de prix, etc.
- Consultation des étiquettes
- Possibilité de tracer les lots de la dernière production (échantillons de retour des produits tels qu'ils quittent l'entreprise : produits en vrac, semi-finis ou finis)
- Documentation sur les matières premières utilisées - voir la liste de contrôle spécialement créée aux étapes 2 et 3.
- Documents relatifs aux emballages (dossier de décision et spécification sur le matériau)
- Consultation du système de gestion des marchandises
- Possibilité de visiter l'usine et de découvrir les aspects fondamentaux des BPF cosmétiques ou d'autres systèmes de gestion.
Veillez à ce que l'audit se déroule dans une atmosphère accueillante. Les auditeurs sont souvent en déplacement pendant plusieurs jours, n'ont parfois pas aussi bien dormi que chez eux et sont très heureux d'être traités comme des hôtes bienvenus. Les auditeurs ont besoin au minimum
- Un espace de travail chaud ou tempéré où vous pouvez installer votre ordinateur portable.
- Espace pour le classement des documents consultés
- Quelque chose à boire et à manger
Une atmosphère agréable lors de l'audit facilite le travail des deux parties. L'audit est certes un examen, mais les auditeurs ne représentent pas les autorités ou la police. Ne vous énervez donc pas inutilement. Vous pouvez tirer profit de l'audit en examinant ensemble vos processus de fabrication avec l'aide de l'auditeur et en déterminant si vous pouvez encore vous améliorer sur certains points. Les auditeurs sont également bien informés sur le secteur et ont suivi de nombreuses formations, ce qui vous permet d'utiliser l'audit annuel comme une discussion entre experts.
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