Guide pour réussir la certification NCS

Pas à pas vers la certification NCS

Une certification de vos produits établit des normes de qualité claires et communique en même temps cela de manière simple. Le label NCS densifie ainsi votre marketing et soutient votre crédibilité.

Parallèlement, la certification impose des exigences élevées en matière de production. Pour que celles-ci ne deviennent pas un frein, nous recommandons d’aborder la certification par étapes.

Guide

1ère étape
1ère étape
Obtenir des informations et un devis

Si vous envisagez de faire certifier vos produits selon le standard NCS, vous aurez affaire à au moins deux institutions.

D'une part avec nous - le titulaire de la norme et du label - et d'autre part avec l'autorité de certification.

Nous tenons à jour le standard et la liste positive, nous nous occupons des droits de marque du label et gérons l'utilisation du label. L'organisme de certification vérifie la conformité de vos produits avec notre norme NCS.

Veuillez vous renseigner sur les coûts et les procédures de certification possibles auprès de nous - par le biais de cette lettre - et auprès des organismes de certification.

EcoControl (personne de contact Mme Holtz)

ou

Société d'audit(personne de contact Mme Bailer)

Si vos produits n'ont pas encore été notifiés, veuillez contacter l'autorité compétente dont vous dépendez (service vétérinaire ou inspection alimentaire) pour savoir ce qui est nécessaire pour que vous puissiez mettre vos produits sur le marché.

Si vous faites fabriquer vos produits dans un autre pays que l'Allemagne, mais que vous souhaitez également les distribuer en Allemagne, nous vous recommandons de demander conseil à Pfeiffer Consulting sur les dispositions légales. Les coûts des analyses de sécurité doivent être intégrés dans votre tarification, tout comme les coûts de certification et les frais de label.

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2ème étape
2ème étape
Développement de produits

Veuillez consulter la norme en détail. Vous trouverez la version actuelle de la norme ici.

Matières premières

Il est important à ce stade que toutes les matières premières utilisées proviennent de matériaux de base naturels et soient exclusivement produites selon les procédés énumérés dans la norme. Les matières auxiliaires utilisées pour la production de la matière première doivent également être conformes à la norme. Si vous souhaitez faire passer votre produit pour un produit biologique, vous devez connaître les pourcentages de matières premières.

Le produit final peut être présenté comme "cosmétique biologique" si au moins 95% de tous les ingrédients d'origine agricole proviennent de l'agriculture biologique contrôlée (kbA).

Attention : certaines matières premières doivent provenir de l'agriculture biologique, tant qu'elles sont utilisées comme substances naturelles - donc non modifiées chimiquement. Elles sont listées dans le document Standard 2 : NCS-Instructions-Nouveaux clients Version : 1.13 : Huile de tournesol, huile d'olive, huile de soja, beurre de karité (peut également être issu de la cueillette sauvage), huile de coco, huile de jojoba.

!Attention : depuis août 2020, les nanomatériaux ne sont pas autorisés dans les produits NCS. Si vous souhaitez fabriquer des produits de soins solaires, je vous invite à nous contacter pour obtenir la recommandation d'une matière première qui soit non nano et qui blanchisse relativement peu.

De même, depuis août 2020, l'INCI Poly-Lactic-Acid n'est pas autorisé pour les produits NCS. Cet INCI est un polymère solide insoluble. Le PLA se comporte dans l'environnement comme un bioplastique et n'est donc pas compatible avec les cosmétiques naturels.

Emballages

Depuis le 01/01/2023, le standard NCS comprend des critères pour les emballages. Ceux-ci s'appliquent aux emballages commandés à partir du 01/01/2024. Les critères sont complétés par une liste de matériaux. Veuillez vous familiariser avec les exigences. La preuve des critères est votre décision documentée sur la manière dont vous êtes parvenu à l'emballage choisi. Les auditeurs examineront votre processus de décision lors de l'audit. La preuve de la conformité des matériaux doit être apportée par la spécification. Veillez à ce que les matériaux soient clairement identifiés dans la spécification.

Propre liste de contrôle

Nous vous recommandons de créer votre propre petite liste de contrôle pour chaque matière première :

  • Les substances de base de la matière première sont-elles naturelles (aucune substance de base ou auxiliaire pétrochimique n'est autorisée, à l'exception des conservateurs conformément à la liste positive) ?
  • Les processus, chimiques ou physiques, utilisés pour produire la matière première sont-ils listés dans la norme ?
  • Les excipients utilisés dans la production de la matière première sont-ils conformes à la norme ?
  • Les matières premières sont-elles exemptes d'organismes génétiquement modifiés ?
  • Existe-t-il une déclaration d'absence d'OGM, y compris, le cas échéant, pour les auxiliaires tels que les organismes de fermentation ?

Emballages :

  • Le choix d'un emballage se fait-il en fonction des critères d'évitement, de réduction, de réutilisation, de recyclabilité et de vidage ?
  • Le matériau correspond-il aux matériaux recommandés ou tolérés selon la liste des matériaux ? Si vous souhaitez proposer un produit végétalien, celui-ci ne doit contenir aucun ingrédient d'origine animale.

En cas d'allégation végane :

  • Si une mention "biologique" est prévue :
  • Les matières premières sont-elles issues de l'agriculture biologique contrôlée (kbA) ?
  • Existe-t-il un certificat biologique correspondant ?

Si la réponse à tous les points est "oui", vous passez à l'étape 3.

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3ème étape
3ème étape
Conclusion du contrat et inscription des produits

Une fois que vos produits ont été développés et que vous êtes certain que toutes les matières premières sont conformes à la norme, vous concluez le contrat de certification avec l'organisme de certification et le contrat d'utilisation du label avec nous.

Dans notre contrat se trouve un fichier d'inscription sous forme Excel que nous vous prions de bien vouloir nous retourner dûment rempli avec le contrat signé.

Important : n'oubliez pas d'indiquer les pays dans lesquels vos produits seront commercialisés.

L'organisme de certification vous enverra soit un accès à sa base de données, soit son propre tableau Excel pour que vous puissiez soumettre vos produits à l'examen. Dans ce tableau, les matières premières doivent être indiquées et ventilées par INCI. Si vous souhaitez une allégation bio, veuillez également indiquer le pourcentage de matières premières bio. Si vous choisissez une allégation végétalienne, veuillez également l'indiquer lors de l'inscription.

Veuillez joindre à ce tableau de notification tous les documents relatifs aux matières premières. Les documents doivent fournir les informations suivantes pour chaque matière première :

  1. Matière première de base
  2. Processus, chimiques ou physiques, utilisés pour produire la matière première
  3. Adjuvants dans la production de la matière première
  4. Déclaration d'absence d'OGM, y compris, le cas échéant, pour les auxiliaires tels que les organismes de fermentation
  5. Certificats bio, le cas échéant, pour les substances bio obligatoires ou si la mention bio est souhaitée
  6. Déclaration végane, le cas échéant - si la mention végane est souhaitée.

Si l'autorité de certification dispose de toutes ces informations et qu'elles sont conformes à la norme, rien ne devrait s'opposer à votre certificat.

4ème étape
4ème étape
Conception des étiquettes

Une fois le certificat reçu, l'étiquette vous est envoyée sous forme numérique. Vous pouvez l'utiliser pour créer votre étiquette. Nous avons rédigé un guide à cet effet, que vous recevrez avec le label.

Veillez à n'utiliser que le label correspondant au niveau de certification pour lequel vous avez inscrit vos produits. Par exemple, l'utilisation du label de cosmétique biologique "NCS Organic Quality" pour des produits de niveau "cosmétique naturel" n'est pas autorisée. Veuillez noter que vous devez mentionner l'utilisation de conservateurs sur l'étiquette. Les directives à ce sujet sont expliquées au chapitre 2.3.1 "Conservateurs identiques aux naturels".

Si vous utilisez des matières premières issues de l'agriculture biologique dans votre produit et que vous souhaitez l'indiquer sur l'étiquette, vous pouvez marquer ces matières premières d'un astérisque* et expliquer plus bas sur l'étiquette ce que l'astérisque représente. Il est important que vous indiquiez sur l'étiquette ou sur votre site web la proportion de matières premières biologiques par rapport à la proportion de matières premières qui peuvent être biologiques. La plupart du temps, cela nécessite une explication. Profitez de cette occasion pour informer les consommateurs de la composition de votre produit et des raisons pour lesquelles certaines matières premières ne peuvent pas être issues de l'agriculture biologique (par exemple, les tensioactifs).

5e étape
5e étape
Communication

Vous avez maintenant franchi avec succès le cap et pouvez faire valoir la spécificité de vos produits à l'extérieur. Le label vous aide à l'identifier non seulement sur l'étiquette, mais aussi sur votre site web, dans vos publicités et sur tous les autres canaux de communication. Utilisez le message condensé pour mettre en valeur vos produits.

Depuis 2024, tous les produits certifiés sont publiés sur notre site web. Une fois le contrat conclu, vous recevrez un log-in et pourrez concevoir vous-même la présentation de vos produits.

6e étape
6e étape
Audit

Vous avez obtenu le certificat sur la base des documents soumis. Comme auparavant, vous êtes responsable de la fabrication des produits conformément à la norme. Une partie de la certification consiste en un audit sur site qui permet de vérifier que les produits sont fabriqués conformément à la norme.

Un auditeur de l'organisme de certification vous contactera ou contactera votre sous-traitant au début de l'année pour convenir d'un rendez-vous. Veuillez prévoir un peu de temps pour la préparation de ce rendez-vous. Voici ce qu'il faut préparer (veuillez également consulter l'annonce de l'audit de l'organisme de certification) :

  • Liste de tous les produits portant la marque => Liste de clients, nomenclature, matériel publicitaire, catalogues de prix, etc.
  • Consultation des étiquettes
  • Possibilité de tracer les lots de la dernière production (échantillons de retour des produits tels qu'ils quittent l'entreprise : produits en vrac, semi-finis ou finis)
  • Documentation sur les matières premières utilisées - voir la liste de contrôle spécialement créée aux étapes 2 et 3.
  • Documents relatifs aux emballages (dossier de décision et spécification sur le matériau)
  • Consultation du système de gestion des marchandises
  • Possibilité de visiter l'usine et de découvrir les aspects fondamentaux des BPF cosmétiques ou d'autres systèmes de gestion.

Veillez à ce que l'audit se déroule dans une atmosphère accueillante. Les auditeurs sont souvent en déplacement pendant plusieurs jours, n'ont parfois pas aussi bien dormi que chez eux et sont très heureux d'être traités comme des hôtes bienvenus.

Les auditeurs ont besoin au minimum de

  • Un espace de travail chaud ou tempéré où vous pouvez installer votre ordinateur portable.
  • Espace pour le classement des documents consultés
  • Quelque chose à boire et à manger

Une atmosphère agréable lors de l'audit facilite le travail des deux parties. L'audit est certes un examen, mais les auditeurs ne représentent pas les autorités ou la police. Ne vous énervez donc pas inutilement. Vous pouvez tirer profit de l'audit en examinant ensemble vos processus de fabrication avec l'aide de l'auditeur et en déterminant si vous pouvez encore vous améliorer sur certains points. Les auditeurs sont également bien informés sur le secteur et ont suivi de nombreuses formations, ce qui vous permet d'utiliser l'audit annuel comme une discussion entre experts.