Das CSE-Zertifizierungsverfahren: Ihr Weg zu ganzheitlicher Unternehmensnachhaltigkeit
CSE hebt sich durch seinen umfassenden Ansatz von anderen Zertifizierungen ab. Anders als bei Produktzertifizierungen wird hier das gesamte Unternehmen auf seine Nachhaltigkeit hin geprüft. Dies ermöglicht eine ganzheitliche Bewertung und Verbesserung Ihrer Nachhaltigkeitsleistung.
Wir verstehen die CSE-Zertifizierung als einen Prozess. Unser Ziel ist es, Sie auf dem Weg zu einer CSE-konformen Wirtschaftsweise zu begleiten und zu unterstützen. Dafür nutzen wir unser innovatives Online-Tool STAR. Es dient nicht nur zur Dokumentation Ihrer Fortschritte, sondern ist auch die Plattform für Audits und die Erstellung Ihres Nachhaltigkeitsberichts.
Dieser prozessorientierte Ansatz unterscheidet das CSE-Zertifizierungsverfahren von unseren Produktzertifizierungen. Er ermöglicht eine kontinuierliche Entwicklung und Verbesserung Ihrer Nachhaltigkeitsleistung über alle Unternehmensbereiche hinweg.
Erste Schritte nach Vertragsabschluss
Nach Vertragsabschluss mit der GfaW und der Zertifizierungsstelle erhält der Standardteilnehmer einen Zugang zum online Tool CSE-STAR. Das STAR führt den Standardteilnehmer durch die Vorbereitung zur Zertifizierung. Zu den jeweiligen Fragen gibt der Standardteilnehmer Antworten ein und kann den digitalen Ort, wo die Nachweise für die Antwort zu finden sind, vermerken.
Die Zertifizierungsstelle kann eine Kontrollstelle mit der Evaluierung beauftragen. Die Kontrollstelle hat sich dann an alle Vorgaben der Zertifizierungsstelle zu halten. Jede Kontrollstelle schließt darüber hinaus einen Vertrag mit der GfaW ab.
Der CSE-Zertifizierungsprozess folgt der Reihenfolge von Managementsystemzertifizierungen:
- Stufe I (Vor-Audit) – kann rückwirkend auch zum Erst-Audit ernannt werden, wenn keine Abweichungen festgestellt wurden.
- Stufe II Zertifizierungs-Audit – (Jahr 1, spätestens nach 6 Monaten nach Stufe I-Audit)) – Ausstellung des Erst-Zertifikats
- Überwachungs-Audit (Jahr 2 u. 3) – Verlängerung des Zertifikates
- Rezertifizierungsaudit (Jahr 4) – Ausstellung neues Zertifikat
Steht der Termin für ein Audit fest, gibt der Standardteilnehmer seinen STAR mindestens 2 Wochen vorher zur Prüfung frei. Er kann danach seine Antworten nicht mehr verändern.
Für die Überwachungsaudits muss nicht zwingend ein Vor-Ort-Termin durchgeführt werden, wenn sich im Unternehmen nichts geändert hat. Erst- und Rezertifizierungsaudits jedoch finden immer in einem Vor-Ort-Termin statt.
Während des Audits trägt der Auditor die Ergebnisse seiner Abfrage in das STAR ein und generiert einen Auditbericht. Dieser Bericht ist Grundlage der Zertifizierungsentscheidung.
Die von den GfaW-Standards zugelassenen Zertifizierungs- und Kontrollstellen arbeiten mind. gemäß ISO 17065 und verfügen über langjährige Erfahrungen im Zertifizieren von ethisch orientierten Standards der Branche des Unternehmens.
Prüfintervalle
Das Zertifizierungsaudit findet alle 3 Jahre als umfassendes Audit statt. Überwachungsaudits erfolgen je Kalenderjahr einmal und haben den Charakter eines Stichprobenaudits. Sofern sich bei dem Standardteilnehmer nichts verändert hat, können diese Audits auch mittels des STAR als digitales Audit (Remote-Audit) stattfinden.
Reaktionen auf Abweichungen
Abweichungen bei den Mindestanforderungen:
Das Unternehmen hat 4 Wochen Zeit, Nachweise zu erbringen, dass es Maßnahmen zum Beheben der Abweichungen eingeleitet hat.
Die Abweichungen müssen bis zum nächsten Audit behoben sein. Bei erneuter Abweichung besteht keine Konformität mit dem CSE-Standard.
Abweichungen Nachhaltigkeitsziele:
Treten innerhalb der Wiederholungsaudits Abweichungen in Bezug auf die Nachhaltigkeitsziele auf, setzt die Zertifizierungsstelle je nach Schwere der Abweichung eine Frist von 1 bis 6 Monaten zum Beheben. Werden diese Fristen wiederholt nicht eingehalten, besteht keine Konformität mit dem CSE-Standard mehr. Die Abweichungen müssen bis zum nächsten Audit behoben sein. Bei erneuter Abweichung besteht keine Konformität mit dem CSE-Standard.
Bei unbegründetem Nicht-Erreichen der definierten Ziele, hat das Unternehmen 4 Wochen Zeit, Nachweise zu erbringen, dass es Maßnahmen zum Erreichen des Zieles eingeleitet hat.
In begründeten Fällen kann das Unternehmen sich ein anderes Ziel wählen. Dieses kann nicht mehr geändert werden.
Entzug des Zertifikates und Zeichennutzung
Sind die Abweichungen nicht in der von der Zertifizierungsstelle angegebenen Frist behoben worden, wird dem Unternehmen das Zertifikat entzogen und erlischt die Zeichennutzung.
Bereits produzierte und gelabelte Ware muss dann umetikettiert oder sogar vom Markt genommen werden. Diese Bedingungen sind in den Lizenznutzungsverträgen geregelt.
Anforderungen an Zertifizierungsstellen
Die Zertifizierungsstelle sichert der GfaW per Vertrag folgendes zu
- unparteilich und neutral zu zertifizieren;
- nach ISO 17065 akkreditiert zu sein und danach zu arbeiten;
- nur Personal für die Zertifizierungen und Audits einzusetzen, welches über Sachkenntnisse und Erfahrungen in den folgenden Bereichen verfügt:
- entsprechend den jeweiligen Produktkategorien der Vertragsstandards die Bereiche Chemie und/oder Kosmetikherstellung und/oder Herstellung von Reinigungsmitteln;
- die für die jeweiligen Produktkategorien eingesetzten Rohstoffe;
- für die Zertifizierung notwendigen Inhalte der EU-Gesetzgebungen über die jeweiligen Produktkategorien wie Kosmetik-VO, EU-Öko-VO, Biozid-VO, DIN-Norm für Spielzeuge, etc.;
- Herstellprozesse der Produkte im Geltungsbereich der Vertragsstandards;
- Audit-Erfahrung und/oder Kenntnisse im QM-Bereiche, idealerweise14001:2015, bzw. hinreichende Kompetenznachweise;
- GMP Leitlinien und Grundsätze zu den jeweiligen Produktkategorien der Vertragsstandards.
Die Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass das im Rahmen dieses Vertrages eingesetzte Personal sich mit den Vertragsstandards und den Prüf- und Vergabekriterien sowie dem Zertifizierungsablauf vollumfassend vertraut macht, um eine ordnungsgemäße Prüfung und Zertifizierung gewährleisten zu können. Das gilt auch für den Fall, dass die Zertifizierungsstelle externe Kontrollstellen einsetzt. In dem Fall gelten die vorgenannten Zusicherungen auch für das Personal der Kontrollstellen.
Insbesondere für die CSE-Zertifizierung muss das Personal über Sachkenntnisse nachhaltigen Wirtschaftens und der ISO 14001:2015 verfügen und eine Schulung der GfaW zur CSE-Zertifizierung und Nutzung des CSE-STARs durchlaufen haben. Schulungen zur ISO 14001:2015 können auch durch Dritte durchgeführt werden.
Aufgaben und Pflichten der Zertifizierungsstelle
Für die Audits beim Standardteilnehmer kann die Zertifizierungsstelle auch Kontrollstellen beauftragen (im Sinne von Unterauftragsvergabe gemäß ISO 17065). Die mit der Kontrollstelle danach zu schließende Vereinbarung ist der GfaW auf Anforderung vorzulegen und muss den Inhalten der Anlage entsprechen. Insbesondere verbleibt die endgültige Verantwortung für die Gewährung, Aufrechterhaltung, Erneuerung, Verlängerung, Aussetzen oder Entzug der Zertifizierung stets bei der Zertifizierungsstelle. Die Zertifizierungsentscheidung wird anhand der Bewertungsberichte der Kontrollstelle getroffen.
Die Prüfung zur Erlangung des Zertifikats führt die Zertifizierungsstelle pro Standardteilnehmer jährlich einmal durch.
Bei der CSE-Zertifizierung erfolgt grundsätzlich nach dem Erstaudit während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats im Abstand von jeweils einem Jahr ein Überwachungsaudit.
Bei Nichteinhaltung der Überwachungsaudits verfällt die Gültigkeit des Zertifikats. Werden bei der CSE-Zertifizierungs- oder Überwachungsaudits Mängel festgestellt, für die nicht einvernehmlich eine Korrekturmaßnahme gefunden wird, wird ein Schlichtungskomitee, bestehend aus Vertretern des Standardteilnehmers, der Kontrollstelle, GfaW und Die Zertifizierungsstelle einberufen. Die Schlichtungsstelle unterscheidet zwischen Abweichungen der Mindestanforderungen und Nachhaltigkeitszielen. Abweichungen von den Mindestanforderungen können innerhalb von 4 Wochen behoben werden. Im Falle von Abweichungen im Bereich der Nachhaltigkeitsziele liegt es im Ermessen von Die Zertifizierungsstelle oder des Schlichtungskomitees, ein Nachaudit durchzuführen oder sich mit einer Frist zur Behebung der Abweichung von 1 bis 6 Monaten einverstanden zu erklären. Die durch ein Nachaudit entstehenden Kosten sind von dem Standardteilnehmer zu tragen. Die Koordination erfolgt über die Zertifizierungsstelle.
Ergibt sich die Notwendigkeit von Ortsterminen im Ausland (insbesondere bei der Pro-duktion im Ausland), ist die Zertifizierungsstelle berechtigt, eine angegliederte oder externe vergleichbare Kontrollstelle im betreffenden Land mit der Sachverhaltsaufnahme zu beauftragen. Die Kosten hierfür trägt der Standardteilnehmer.
Die Zertifizierungsstelle hat die GfaW über alle ihr bekannten Umstände zu informieren, die darauf hindeuten oder bestätigen, dass der Standardteilnehmer den jeweiligen Vertragsstandard nicht einhält.
Die Zertifizierungsstelle hat in Verträgen mit Standardteilnehmern festgelegt, dass ein Zertifikat bei Nicht-Konformität mit dem Standard entzogen wird.
Teilnahme an Besprechungen
Um eine gute Zusammenarbeit zwischen GfaW und Zertifizierungsstelle sowie Kontrollstellen zu erreichen, finden einmal jährlich Arbeitsgruppentreffen für Standardteilnehmer, Zertifizierungsstelle, Kontrollstelle und GfaW statt. Hierfür wird eine Beteiligung von der Zertifizierungsstelle erwartet.
Zudem beteiligt sich die Zertifizierungsstelle an der Jahresbesprechung, zwischen der GfaW, der Zertifizierungsstelle und der Kontrollstelle. Die Jahresbesprechung dient der GfaW zur Einschätzung des Beratungsbedarfs bei den Standardteilnehmern und welche Themen in den Arbeitsgruppentreffen besprochen werden müssen. Für diese Jahresbesprechung erstellt die Zertifizierungsstelle Informationen über Abweichungen, Beschwerden und Auffälligkeiten über die durchgeführten Audits bereit. Diese Informationen haben auch alle Rückmeldungen zu beinhalten, die Auditoren gegeben haben.
Die GfaW übernimmt keine Reise- und Übernachtungskosten, die ggf. Die Zertifizierungsstelle oder der Kontrollstelle entstehen.
Beauftragung von Kontrollstellen
Die Beauftragung einer Kontrollstelle setzt eine schriftliche Vereinbarung zwischen der Zertifizierungsstelle und der Kontrollstelle voraus. Diese Vereinbarung muss insbesondere folgendes regeln:
- Unparteilichkeit und Neutralität der Kontrollstelle. Es dürfen keine Interessenkonflikte in Bezug auf die Audits, die auditierten Produkte und Zertifizierungen bestehen, insbesondere darf das Personal der Kontrollstelle nicht in irgendeiner Weise in die Zertifizierungsentscheidungen von Die Zertifizierungsstelle involviert oder an Unternehmen der Standardteilnehmer beteiligt sein;
- Die Kontrollstelle setzt nur Personal für die Audits ein, welches über die genannten Sachkenntnisse und Erfahrungen verfügt und sich mit den mit den Vertragsstandards und den Vergabe- und Prüfkriterien sowie den Zertifizierungsabläufen vollumfassend vertraut macht und diese, soweit sie die Kontrollstelle betreffen, vollumfassend einhält;
- Die Kontrollstelle muss sich den Richtlinien und Verfahren der Zertifizierungsstelle unterstellen und diese einhalten.
- Die Kontrollstelle und das von ihr eingesetzte Personal sind von der Zertifizierungsstelle auf Einhaltung der vorgenannten Vorgaben regelmäßig zu überprüfen und zu überwachen.
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