Leitfaden zur erfolgreichen NCP-Zertifizierung

Wenn Sie überlegen, Ihre Produkte nach dem NCP-Standard zertifizieren zu lassen, haben Sie mit mindestens 2 Institutionen zu tun.

Einmal mit uns – der Standard- und Labelinhaberin – und zum anderen mit der Zertifizierungsstelle. Wir halten den Standard und die Positivliste aktuell, kümmern uns um die Markenrechte des Labels und verwalten die Labelnutzung.

Die Zertifizierungsstelle prüft Ihre Produkte auf Konformität mit unserem NCP-Standard.

Bitte informieren Sie sich über die möglichen Kosten und Verfahren der Zertifizierung bei uns – mit diesem Schreiben erfolgt – und bei den Zertifizierungsstellen

EcoControl - ecocontrol.website (Kontaktperson Frau Holtz carmen.holtz@ecocontrol.online)

oder

Prüfgesellschaft - pruefgesellschaft.bio (Kontaktperson Frau Bailer n.bailer@oeko007.de)

Falls Ihre Produkte noch nicht angemeldet sind, wenden Sie sich bitte an die bei Ihnen zuständige Behörde (Veterinäramt oder Lebensmittelüberwachung) um zu erfahren, was erforderlich ist, damit Sie Ihre Produkte in den Verkehr bringen dürfen.

Falls Sie Ihre Produkte in einem anderen Land als Deutschland herstellen lassen, aber die Produkte auch in Deutschland vertreiben möchten, empfehlen wir, sich bei Pfeiffer Consulting über die rechtlichen Bestimmungen beraten zu lassen.

Bitte befassen Sie sich ausführlich mit dem Standard. Die gültige Fassung des Standards finden Sie hier.

Rohstoffe

Wichtig ist zu diesem Zeitpunkt, dass alle eingesetzten Rohstoffe aus natürlichen Ausgangsmaterialien stammen und ausschließlich nach den im Standard aufgezählten Verfahren hergestellt sein dürfen. Auch die Hilfsstoffe zur Herstellung des Rohstoffs müssen dem Standard entsprechen.

!Achtung: Einige Rohstoffe müssen aus kbA stammen, solange sie als Naturstoff – also nicht chemisch verändert – eingesetzt werden. Diese sind im Standard aufgeführt: Sonnenblumenöl, Olivenöl, Sojaöl, Sheabutter, Kokosöl, Jojobaöl. Der NCP-Standard regelt Anforderungen an mehrere Produktkategorien. Wie in der Einleitung beschrieben sind damit sowohl Wasch- und Reinigungsmittel als auch Biozide oder Pflanzenstärkungsmittel abgedeckt. Bitte achten Sie in der Positiviliste auf die jeweiligen Reiter um Ihre Inhaltsstoffe korrekt den Anforderungen zuzuordnen. Möchten Sie ein veganes Produkt anbieten, darf es keinen Inhaltsstoff tierischen Ursprungs enthalten.

Verpackungen

Seit 01.01.2023 beinhaltet der NCP-Standard Kriterien für Verpackungen. Diese gelten für Verpackungen, die ab dem 01.01.2024 bestellt werden. Die Kriterien werden ergänzt um eine Materialliste. Bitte machen Sie sich mit den Anforderungen vertraut. Als Nachweis für die Kriterien gilt Ihre dokumentierte Entscheidung, wie Sie zu der ausgesuchten Verpackung gelangt sind. Auditoren werden im Audit Ihren Entscheidungsprozess prüfen. Der Nachweis über konforme Materialien weisen Sie bitte mit der Spezifikation nach. Bitte achten Sie darauf, dass aus der Spezifikation das Material eindeutig hervorgeht.

Eigene Checkliste

• Wir empfehlen das Erstellen einer eigenen kleinen Checkliste für jeden Rohstoff:
• Sind die Ausgangsstoffe des Rohstoffs natürlich (keine petrochemischen Ausgangs- und Hilfsstoffe erlaubt, außer der Stoffe gemäß Positivliste)?
• Liegt für die Pflicht-Bio-Stoffe ein Bio-Zertifikat vor?
• Sind die Prozesse, chemische oder physikalische, die zur Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden, im Standard gelistet?
• Sind die Hilfsstoffe, die bei der Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden und im Produkt verbleiben, mit dem Standard konform?
• Sind die Rohstoffe frei von gentechnisch veränderten Organismen?

Liegt eine GVO-Freiheitserklärung vor, ggf. auch für Hilfsstoffe wie Fermentations-Organismen? Bei Vegan-Auslobung:

• Sind alle Rohstoffe frei von tierischem Ursprung?
• Liegt eine Vegan-Erklärung vor?

Verpackungen:

• Fällt die Entscheidung für eine Verpackung nach den Kriterien Vermeiden, Vermindern, Re-Use, Recyclingfähigkeit und Entleerbarkeit?
• Entspricht das Material der empfohlenen bzw. tolerierten Materialien gemäß Materialliste?

Wenn alle Punkte mit „ja“ beantwortet werden können, folgt Schritt 3.

Wenn Ihre Produkte entwickelt und Sie sicher sind, dass alle Rohstoffe dem Standard entsprechen, schließen Sie mit EcoControl den Zertifizierungsvertrag und mit uns den Labelnutzungsvertrag ab.

In unserem Vertrag befindet sich eine Anmeldedatei in Excel-Form, die Sie bitte vollständig ausgefüllt mit dem unterschriebenen Vertrag an uns schicken. Wichtig: vergessen Sie bitte nicht, die Länder einzutragen, in denen Ihre Produkte vermarktet werden sollen. Ihre Zertifizierungsstelle wird Ihnen eine Excel-Tabelle zukommen lassen, mit der Sie Ihre Produkte zur Prüfung anmelden können.

In dieser Tabelle müssen die Rohstoffe angegeben und auf INCIs aufgeschlüsselt werden – sofern das für Ihre Produktgruppe möglich ist.1 Falls Sie eine vegan-Auslobung wählen, geben Sie dies bitte bei der Anmeldung an.

Dieser Anmeldetabelle fügen Sie bitte alle Unterlagen zu den Rohstoffen bei. Aus den Unterlagen sollte zu jedem Rohstoff folgende Information hervorgehen:

1. Ausgangsstoff des Rohstoffs
2. Prozesse, chemische oder physikalische, die zur Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden
3. Hilfsstoffe bei der Herstellung des Rohstoffs
4. GVO-Freiheitserklärung, ggf. auch für Hilfsstoffe wie FermentationsOrganismen
5. Ggf. Bio-Zertifikate, für die Pflicht-Bio-Stoffe
6. Ggf. vegan-Erklärung - wenn vegan-Auslobung gewünscht wird.

Nicht alle Stoffe, die in NCP-Produkten landen können in INCIs aufgeschlüsselt werden. Das bedeutet aber nicht, dass sie nicht konform sind. Wir betreten für neue Produktkategorien immer wieder Neuland. Wichtig ist bei der Anmeldung, dass ausreichend Nachweise vorliegen, die die benötigten Informationen liefern.

Wenn alle diese Informationen vollständig der Zertifizierungsstelle vorliegen und dem Standard entsprechen, sollte Ihrem Zertifikat nichts mehr im Wege stehen.

Nach Vertragsabschluss wird Ihnen das Label digital per Download-Link zugesendet. Sie können damit Ihr Etikett gestalten. Wir haben dafür eine Guideline verfasst, die Sie mit dem Label erhalten. Sie dürfen das NCP-Label in seinen unterschiedlichen Ausführungen verwenden, je nachdem, wie es auf Ihre Verpackung passt.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie Kapitel 9 des NCP-Standards einhalten. Das bedeutet, alle Inhaltsstoffe des Produktes müssen für Verbraucher verständlich in Alltagssprache angegeben werden. Die Positivliste führt Vorschläge für Alltagsbezeichnungen der Rohstoffe auf. Haben Sie Rohstoffe, die aus ökologischem Anbau stammen in Ihrem Produkt verarbeitet und möchten dieses auf dem Etikett kenntlich machen, dann dürfen Sie diese Rohstoffe mit einem Sternchen* kennzeichnen und weiter unten im Etikett erläutern, wofür das Sternchen steht. Wichtig dabei ist, dass Sie entweder auf dem Etikett oder auf Ihrer Website angeben, wie hoch der Anteil der ökologischen Rohstoffe bezogen auf den Anteil der Rohstoffe ist, die ökologisch sein können. Meistens erfordert dieser Sachverhalt eine Erläuterung. Nutzen Sie die Gelegenheit um Verbraucher darüber zu informieren, wie ihr Produkt sich zusammensetzt und warum einige Rohstoffe nicht aus ökologischem Anbau stammen können (z.B. Tenside).

In dem ersten Audit, das bei Ihnen entweder mittels Dokumenten oder Vor-Ort-Besuch stattfinden wird, müssen Sie u.a. die Auditierbarkeit Ihrer Produktionsstätte nachweisen. Hierfür füllen Sie bitte vorab das Formular „Maßnahmenbeschreibung“ aus, welches Sie von der Zertifizierungsstelle erhalten. Ihre Angaben aus dem Formular sind die Grundlage dafür, ob die Zertifizierungsstelle zu dem Schluss kommt, dass Ihre Produktionsstätte überhaupt auditierbar ist. Grundlage von GMP werden abgefragt, wie Freigabesysteme, Warenflusskontrollen und Möglichkeiten der Chargenrückverfolgbarkeit.

Ein weiterer Gegenstand des Erst-Audits ist der Nachweis der Konformität Ihrer Verpackungen. Bitte halten Sie hierfür die oben beschriebenen Dokumente bereit.

Als dritten Punkt des Erst-Audits geht es um die Etiketten. Hierbei ist wichtig die Erläuterungen aus „Gestaltung der Etiketten“ zu beachten.

Waren Ihre Schritte bis hierhin erfolgreich, erhalten Sie ein Zertifikat und dürfen mit der Produktion und Vermarktung Ihrer wunderbaren Produkte beginnen.

Sie haben nun einen erfolgreichen Prozess hinter sich und können die Besonderheit Ihrer Produkte nach außen tragen. Das Label hilft Ihnen bei der Kennzeichnung nicht nur auf dem Etikett, sondern auch auf Ihrer Website, in Ihren Anzeigen und den gesamten weiteren Kommunikationskanälen. Nutzen Sie die verdichtete Aussage um Ihre Produkte hervorzuheben. Seit 2024 werden alle zertifizierten Produkte auf unserer Website veröffentlicht. Nach Vertragsabschluss erhalten Sie einen Log-In und können den Auftritt Ihrer Produkte selbst gestalten.

Das Zertifikat haben Sie auf Grundlage der eingereichten Dokumente erhalten. Nach wie vor sind Sie dafür verantwortlich, dass die Produkte nach dem Standard hergestellt werden.

Teil der Zertifizierung ist das Vor-Ort-Audit, in dem überprüft wird, ob die Produkte dem Standard entsprechend hergestellt werden. Eine Auditorin oder ein Auditor der Zertifizierungsstelle wird sich Anfang des Jahres bei Ihnen oder Ihrem Lohnhersteller melden, um einen Termin abzustimmen.

Bitte planen Sie etwas Vorbereitungszeit für diesen Termin ein. Vorzubereiten wäre tendenziell Folgendes (bitte auch die Auditankündigung der Zertifizierungsstelle beachten):

1. Liste aller Produkte, die das Zeichen tragen => Kundenliste, Stückliste, Werbematerial, Preiskataloge, o.ä.
2. Einsicht der Etiketten
3. Möglichkeit zur Chargenrückverfolgung der letzten Produktion (Rückstellmuster der Produkte, wie sie das Unternehmen verlassen: Bulkware, Halbfertigware oder Fertigware)
4. Unterlagen zu den eingesetzten Rohstoffen – siehe eigens erstellte Checkliste im Schritt 2 und 3
5. Unterlagen zu den Verpackungen (Entscheidungsdokumentation und Spezifikation über das Material)
6. Einsicht in das Warenwirtschaftssystem
7. Möglichkeit zum Betriebsrundgang einrichten und Einsicht in grundlegende Aspekte der Kosmetik-GMP oder anderer Managementsysteme

Bitte sorgen Sie dafür, dass beim Audit eine gastliche Atmosphäre besteht. Auditoren/Auditorinnen sind oft tagelang unterwegs, haben zuweilen nicht so gut geschlafen wie zu Hause und sind sehr froh, wenn sie als willkommener Gast behandelt werden. Auditoren brauchen mindestens:

1. Einen warmen bzw. temperierten Arbeitsplatz, wo sie ihr Laptop aufstellen können
2. Platz zur Ablage von eingesehenen Dokumenten
3. Etwas zu trinken und zu essen

Eine angenehme Atmosphäre beim Audit erleichtert die Arbeit für beide Seiten. Zwar handelt sich bei dem Audit um eine Prüfung, aber Auditoren/Auditorinnen sind keine Behördenvertretung oder gar die Polizei. Daher keine unnötige Aufregung. Sie können das Audit sinnvoll für sich nutzen, indem Sie gemeinsam mit Hilfe des Auditors auf Ihre Herstellprozesse schauen und herausfinden, ob Sie sich an einigen Punkten noch verbessern können. Auch sind Auditoren gut über die Branche informiert und haben zahlreiche Schulungen durchlaufen, sodass Sie das jährliche Audit nebenbei als Gespräch unter Experten nutzen können.