Leitfaden zur erfolgreichen NCS-Zertifizierung

Wenn Sie überlegen, Ihre Produkte nach dem NCS-Standard zertifizieren zu lassen, haben Sie mit mind. 2 Institutionen zu tun.

Einmal mit uns – der Standard- und Lablinhaberin – und zum anderen mit der Zertifizierungsstelle.

Wir halten den Standard und die Positivliste aktuell, kümmern uns um die Markenrechte des Labels und verwalten die Labelnutzung. Die Zertifizierungsstelle prüft Ihre Produkte auf Konformität mit unserem NCS-Standard.

Bitte informieren Sie sich über die möglichen Kosten und Verfahren der Zertifizierung bei uns – mit diesem Schreiben erfolgt – und bei den Zertifizierungsstellen

EcoControl (Kontaktperson Frau Holtz)

oder

Prüfgesellschaft (Kontaktperson Frau Bailer)

Falls Ihre Produkte noch nicht angemeldet sind, wenden Sie sich bitte an die bei Ihnen zuständige Behörde (Veterinäramt oder Lebensmittelüberwachung) um zu erfahren, was erforderlich ist, damit Sie Ihre Produkte in den Verkehr bringen dürfen.

Falls Sie Ihre Produkte in einem anderen Land als Deutschland herstellen lassen, aber die Produkte auch in Deutschland vertreiben möchten, empfehlen wir, sich bei Pfeiffer Consulting über die rechtlichen Bestimmungen beraten zu lassen. Die Kosten der Sicherheitsanalysen müssen in Ihre Preisgestaltung integriert werden, genauso wie die Kosten für Zertifizierung und Labelgebühr.

Bitte befassen Sie sich ausführlich mit dem Standard. Die gültige Fassung des Standards finden Sie hier.

Rohstoffe

Wichtig ist zu diesem Zeitpunkt, dass alle eingesetzten Rohstoffe aus natürlichen Ausgangsmaterialien stammen und ausschließlich nach den im Standard aufgezählten Verfahren hergestellt sein dürfen. Auch die Hilfsstoffe zur Herstellung des Rohstoffs müssen dem Standard entsprechen. Falls Sie Ihr Produkt als Bio-Produkt ausloben möchten, müssen Sie die Prozentanteile in den Rohstoffen kennen.

Das Endprodukt darf als „Bio-Kosmetik“ ausgelobt werden, wenn mindestens 95% aller Inhaltsstoffe landwirtschaftlichen Ursprungs aus kontrolliert biologischem Anbau (kbA) stammen.

!Achtung: Einige Rohstoffe müssen aus kbA stammen, solange sie als Naturstoff – also nicht chemisch verändert – eingesetzt werden. Diese sind im Standard 2 Dokument: NCS-Anleitung-Neukunden Version: 1.13 aufgeführt: Sonnenblumenöl, Olivenöl, Sojaöl, Sheabutter (geht auch aus Wildsammlung), Kokosöl, Jojobaöl.

!Achtung: Seit August 2020 sind in NCS-Produkten keine Nanomaterialien erlaubt. Falls Sie Sonnenpflegeprodukte herstellen möchten, bitte ich Sie, sich an uns zu wenden, um die Empfehlung eines Rohstoffes zu erhalten, der Non-Nano ist und relativ wenig weißelt.

Ebenfalls seit August 2020 ist der INCI Poly-Lactic-Acid für NCS-Produkte nicht erlaubt. Es handelt sich bei diesem INCI um ein festes unlösliches Polymer. PLA verhält sich in der Umwelt wie Bioplastik und ist deshalb mit Naturkosmetik nicht vereinbar.

Verpackungen

Seit 01.01.2023 beinhaltet der NCS-Standard Kriterien für Verpackungen. Diese gelten für Verpackungen, die ab dem 01.01.2024 bestellt werden. Die Kriterien werden ergänzt um eine Materialliste. Bitte machen Sie sich mit den Anforderungen vertraut. Als Nachweis für die Kriterien gilt Ihre dokumentierte Entscheidung, wie Sie zu der ausgesuchten Verpackung gelangt sind. Auditoren werden im Audit Ihren Entscheidungsprozess prüfen. Der Nachweis über konforme Materialien weisen Sie bitte mit der Spezifikation nach. Bitte achten Sie darauf, dass aus der Spezifikation das Material eindeutig hervorgeht.

Eigene Checkliste

Wir empfehlen das Erstellen einer eigenen kleinen Checkliste für jeden Rohstoff:

• Sind die Ausgangsstoffe des Rohstoffs natürlich (keine petrochemischen Ausgangs- und Hilfsstoffe erlaubt, außer Konservierungsstoffe gemäß Positivliste)?
• Sind die Prozesse, chemische oder physikalische, die zur Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden, im Standard gelistet?
• Sind die Hilfsstoffe, die bei der Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden, mit dem Standard konform?
• Sind die Rohstoffe frei von gentechnisch veränderten Organismen?
• Liegt eine GVO-Freiheitserklärung vor, ggf. auch für Hilfsstoffe wie Fermentations-Organismen?

Verpackungen:

• Fällt die Entscheidung für eine Verpackung nach den Kriterien Vermeiden, Vermindern, Re-Use, Recyclingfähigkeit und Entleerbarkeit?
• Entspricht das Material der empfohlenen bzw. tolerierten Materialien gemäß Materialliste? Möchten Sie ein veganes Produkt anbieten, darf es keinen Inhaltsstoff tierischen Ursprungs enthalten.

Bei Vegan-Auslobung:

• Falls eine Bio-Auslobung vorgesehen ist:
• Sind die Rohstoffe aus kontrolliert biologischem Anbau (kbA)?
• Liegt ein entsprechendes Bio-Zertifikat vor?

Wenn alle Punkte mit „ja“ beantwortet werden können, folgt Schritt 3.

Wenn Ihre Produkte entwickelt und Sie sicher sind, dass alle Rohstoffe dem Standard entsprechen, schließen Sie mit der Zertifzierungsstelle den Zertifizierungsvertrag und mit uns den Labelnutzungsvertrag ab.

In unserem Vertrag befindet sich eine Anmeldedatei in Excel-Form, die Sie bitte vollständig ausgefüllt mit dem unterschriebenen Vertrag an uns schicken.

Wichtig: vergessen Sie bitte nicht, die Länder einzutragen, in denen Ihre Produkte vermarktet werden sollen.

Die Zertifizierungsstelle wird Ihnen entweder einen Zugang zu ihrer Datenbank zusenden oder eine eigene Excel-Tabelle zukommen lassen, mit der Sie Ihre Produkte zur Prüfung anmelden können. In dieser Tabelle müssen die Rohstoffe angegeben und auf INCIs aufgeschlüsselt werden. Falls Sie eine Bio-Auslobung wünschen, geben Sie bitte auch die prozentualen Bio-Anteile der Rohstoffe ein. Falls Sie eine veganAuslobung wählen, geben Sie auch das bei der Anmeldung an.

Dieser Anmeldetabelle fügen Sie bitte alle Unterlagen zu den Rohstoffen bei. Aus den Unterlagen sollte zu jedem Rohstoff folgende Information hervorgehen:

1. Ausgangsstoff des Rohstoffs
2. Prozesse, chemische oder physikalische, die zur Herstellung des Rohstoffs verwendet wurden
3. Hilfsstoffe bei der Herstellung des Rohstoffs
4. GVO-Freiheitserklärung, ggf. auch für Hilfsstoffe wie FermentationsOrganismen
5. Ggf. Bio-Zertifikate, für die Pflicht-Bio-Stoffe oder wenn Bio-Auslobung erwünscht
6. Ggf. vegan-Erklärung - wenn vegan-Auslobung gewünscht wird.

Wenn alle diese Informationen vollständig der Zertifizierungsstelle vorliegen und dem Standard entsprechen, sollte Ihrem Zertifikat nichts mehr im Wege stehen.

Nach Erhalt des Zertifikates wird Ihnen das Label digital zugesendet. Sie können damit Ihr Etikett gestalten. Wir haben dafür eine Guideline verfasst, die Sie mit dem Label erhalten.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie nur das Label entsprechend der Zertifizierungsstufe verwenden, für die Sie ihre Produkte angemeldet haben. Eine Verwendung des Biokosmetik-Labels „NCS Organic Quality“ für Produkte mit der Stufe „Naturkosmetik ist beispielsweise nicht zulässig. Bitte beachten Sie, dass Sie die Verwendung von Konservierungsstoffen auf dem Etikett erwähnen müssen. Die Vorgaben dazu sind in Kapitel 2.3.1 „Naturidentische Konservierungsstoffe“ erläutert.

Haben Sie Rohstoffe, die aus ökologischem Anbau stammen, in Ihrem Produkt verarbeitet und möchten dieses auf dem Etikett kenntlich machen, dann dürfen Sie diese Rohstoffe mit einem Sternchen* kennzeichnen und weiter unten im Etikett erläutern, wofür das Sternchen steht. Wichtig dabei ist, dass Sie entweder auf dem Etikett oder auf Ihrer Website angeben, wie hoch der Anteil der ökologischen Rohstoffe bezogen auf den Anteil der Rohstoffe ist, die ökologisch sein können. Meistens erfordert dieser Sachverhalt eine Erläuterung. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Verbraucher darüber zu informieren, wie ihr Produkt sich zusammensetzt und warum einige Rohstoffe nicht aus ökologischem Anbau stammen können (z.B. Tenside).

Sie haben nun einen erfolgreichen Prozess hinter sich und können die Besonderheit Ihrer Produkte nach außen tragen. Das Label hilft Ihnen bei der Kennzeichnung nicht nur auf dem Etikett, sondern auch auf Ihrer Website, in Ihren Anzeigen und den gesamten weiteren Kommunikationskanälen. Nutzen Sie die verdichtete Aussage, um Ihre Produkte hervor zu heben.

Seit 2024 werden alle zertifizierten Produkte auf unserer Website veröffentlicht. Nach Vertragsabschluss erhalten Sie einen Log-In und können den Auftritt Ihrer Produkte selbst gestalten.

Das Zertifikat haben Sie auf Grundlage der eingereichten Dokumente erhalten. Nach wie vor sind Sie dafür verantwortlich, dass die Produkte nach dem Standard hergestellt werden. Teil der Zertifizierung ist das Vor-Ort-Audit, in dem überprüft wird, ob die Produkte dem Standard entsprechend hergestellt werden.

Eine Auditorin oder ein Auditor der Zertifizierungsstelle wird sich Anfang des Jahres bei Ihnen oder Ihrem Lohnhersteller melden, um einen Termin abzustimmen. Bitte planen Sie etwas Vorbereitungszeit für diesen Termin ein. Vorzubereiten wäre tendenziell Folgendes (bitte auch die Auditankündigung der Zertifizierungsstelle beachten):

• Liste aller Produkte, die das Zeichen tragen => Kundenliste, Stückliste, Werbematerial, Preiskataloge, o.ä.
• Einsicht der Etiketten
• Möglichkeit zur Chargenrückverfolgung der letzten Produktion (Rückstellmuster der Produkte, wie sie das Unternehmen verlassen: Bulkware, Halbfertigware oder Fertigware)
• Unterlagen zu den eingesetzten Rohstoffen – siehe eigens erstellte Checkliste im Schritt 2 und 3
• Unterlagen zu den Verpackungen (Entscheidungsdokumentation und Spezifikation über das Material)
• Einsicht in das Warenwirtschaftssystem
• Möglichkeit zum Betriebsrundgang einrichten und Einsicht in grundlegende Aspekte der Kosmetik-GMP oder anderer Managementsysteme

Bitte sorgen Sie dafür, dass beim Audit eine gastliche Atmosphäre besteht. Auditoren/Auditorinnen sind oft tagelang unterwegs, haben zuweilen nicht so gut geschlafen wie zu Hause und sind sehr froh, wenn sie als willkommener Gast behandelt werden.

Auditoren benötigen mindestens:

• Einen warmen bzw. temperierten Arbeitsplatz, wo sie ihr Laptop aufstellen können
• Platz zur Ablage von eingesehenen Dokumenten
• Etwas zu trinken und zu essen

Eine angenehme Atmosphäre beim Audit erleichtert die Arbeit für beide Seiten. Zwar handelt sich bei dem Audit um eine Prüfung, aber Auditoren/Auditorinnen sind keine Behördenvertretung oder gar die Polizei. Daher keine unnötige Aufregung. Sie können das Audit sinnvoll für sich nutzen, indem Sie gemeinsam mit Hilfe des Auditors auf Ihre Herstellprozesse schauen und herausfinden, ob Sie sich an einigen Punkten noch verbessern können. Auch sind Auditoren gut über die Branche informiert und haben zahlreiche Schulungen durchlaufen, sodass Sie das jährliche Audit nebenbei als Gespräch unter Experten nutzen können.