NCS-Zertifizierungsverfahren

Das NCS-Zertifizierungsverfahren: Natur- und Biokosmetik aus nachwachsenden Rohstoffen

Im Standard sind die Anforderungen an die Rohstoffe, die Verpackung und die Zusammensetzung der Rezeptur beschrieben. Als veganes Produkt ist im Standard hinterlegt, dass kein Rohstoff tierische Bestandteile enthalten darf.

Der Zertifizierungsprozess wird durch die Zertifizeirungsstelle durchgeführt und besteht aus mehreren Schritten.

Ablauf der Zertifizierung

Die von den GfaW-Standards zugelassenen Zertifizierungs- und Kontrollstellen arbeiten gemäß ISO 17065 und verfügen über langjährige Erfahrungen im Zertifizieren von Naturprodukten.

Für die Zertifizierung der Produkte existiert ein dreistufiges Verfahren:

  1. Stufe: Prüfung der Produkte inklusive Nachweise der Qualitätsanforderungen gemäß Standard
  2. Stufe: Durchführung Erstaudit GMP-Basis-Anforderungen, Verpackungen und Etiketten
  3. Stufe: Jährliche Überwachungsaudits
    Prüfintervalle

    Die weiterführende Überwachung der Konformität findet durch jährliche Vor-Ort-Audits in Abhängigkeit der Risikoeinstufung statt.

    Gegenstand der Überprüfung ist eine Chargenrückverfolgung anhand zufällig ausgewählter Produkte bis zu der Herkunft der Rohstoffe. Im Vo-Ort-Audit werden auch die Produktionsprozesse, Hygiene nach GMP und Verpackungen überwacht.

    Nicht-Konformität und Entzug des Zeichens

    Entspricht ein Produkt in der Stufe 1 nicht dem Standard und ist die Stufe 2 – das Erst-Audit – nicht bestanden, bzw. alle Abweichungen nicht behoben worden, erhält das Unternehmen  kein Zertifikat. Das Zertifikat wird so lange nicht ausgestellt, bis alle Inhaltsstoffe, Verpackungsmaterialien und Etiketten konform sind und die Auditierbarkeit nachgewiesen wurde. Der Anmelder hat somit Zeit seine Rezeptur zu ändern bzw. die nicht-konformen Rohstoffe auszutauschen bevor es in die Produktion geht.Erst nach Beginn der Produktion konformer Produkte findet Stufe 3 statt.

    Werden in der Stufe 3 Abweichungen vom Standard festgestellt, greifen folgende Reaktionen und Sanktionen:

    • Abweichungen (Zertifizierung ist nicht gefährdet)

    Das Unternehmen hat 1 bis 3 Monate Zeit, Nachweise zu erbringen, dass es Maßnahmen zum Beheben der Abweichungen eingeleitet hat.

    Die Abweichungen müssen spätestens bis zum nächsten Audit behoben sein. Die Zertifizierungsstelle entscheidet, ob die Abweichung behoben wurde.

    • Nicht-Konformität (Zertifizierung ist gefährdet)

    Bei Eintreten von Nicht-Konformität mit dem Standard, ergreift das Unternehmen unverzüglich Maßnahmen, um eine Konformität herzustellen.

    Produkte, die von der Nicht-Konformität betroffen sind, müssen sofort für den Verkauf gesperrt und schnellstmöglich umetikettiert werden. Sie dürfen das Qualitätszeichen nicht tragen. Der Anmelder gibt eine Information auf seiner Website bekannt, welche Produkte (Chargennr. Angeben!) von der Nicht-Konformität betroffen sind.

    Das Zertifikat wird für dieses Produkt entzogen und kann erst nach erneuter Anmeldung und Durchlaufen der Stufe 1, 2 und 3 wieder erstellt werden. 

    Die Zertifizierungsstelle überwacht die Maßnahmen und führt dann Stufe 1, 2 und 3 durch.

    Stellt die Zertifizierungsstelle im Audit auf Stufe 3 eine Nicht-Konformität mit dem Standard fest, wird das herstellende Unternehmen in eine Risikostufe eingetragen. Dies führt dazu, dass die zwei Folgeaudits umfangreicher sind. Gab es bei diesen keine Abweichungen oder Nicht-Konformitäten mehr, fällt das herstellende Unternehmen aus der Risikostufe heraus und erhält normale Audits.

    Entzug des Zertifikates und Zeichennutzung

    Sind die Abweichungen nicht in der von der Zertifizierungsstelle angegebenen Frist behoben worden, wird dem Unternehmen das Zertifikat entzogen und erlischt die Zeichennutzung.

    Bereits produzierte und gelabelte Ware muss dann umetikettiert oder sogar vom Markt genommen werden. Diese Bedingungen sind in den Lizenznutzungsverträgen geregelt.

    Anforderungen an Zertifizierungsstellen

    Die Zertifizierungsstelle sichert der GfaW per Vertrag folgendes zu

    • unparteilich und neutral zu zertifizieren; 
    • nach ISO 17065 akkreditiert zu sein und danach zu arbeiten;
    • nur Personal für die Zertifizierungen und Audits einzusetzen, welches über Sachkenntnisse und Erfahrungen in den folgenden Bereichen verfügt:
      • entsprechend den jeweiligen Produktkategorien der Vertragsstandards die Bereiche Chemie und/oder Kosmetikherstellung und/oder Herstellung von Reinigungsmitteln; 
      • die für die jeweiligen Produktkategorien eingesetzten Rohstoffe; 
      • für die Zertifizierung notwendigen Inhalte der EU-Gesetzgebungen über die jeweiligen Produktkategorien wie Kosmetik-VO, EU-Öko-VO, Biozid-VO, DIN-Norm für Spielzeuge, etc.; 
      • Herstellprozesse der Produkte im Geltungsbereich der Vertragsstandards; 
      • Audit-Erfahrung und/oder Kenntnisse im QM-Bereiche, idealerweise14001:2015, bzw. hinreichende Kompetenznachweise; 
      • GMP Leitlinien und Grundsätze zu den jeweiligen Produktkategorien der Vertragsstandards. 

    Die Zertifizierungsstelle stellt sicher, dass das im Rahmen dieses Vertrages eingesetzte Personal sich mit den Vertragsstandards und den Prüf- und Vergabekriterien sowie dem Zertifizierungsablauf vollumfassend vertraut macht, um eine ordnungsgemäße Prüfung und Zertifizierung gewährleisten zu können. Das gilt auch für den Fall, dass die Zertifizierungsstelle externe Kontrollstellen einsetzt. In dem Fall gelten die vorgenannten Zusicherungen auch für das Personal der Kontrollstellen. 

    Aufgaben und Pflichten der Zertifizierungsstelle

    Für die Audits beim Standardteilnehmer kann die Zertifizierungsstelle auch Kontrollstellen beauftragen (im Sinne von Unterauftragsvergabe gemäß ISO 17065). Die mit der Kontrollstelle danach zu schließende Vereinbarung ist der GfaW auf Anforderung vorzulegen und muss den Inhalten der Anlage entsprechen. Insbesondere verbleibt die endgültige Verantwortung für die Gewährung, Aufrechterhaltung, Erneuerung, Verlängerung, Aussetzen oder Entzug der Zertifizierung stets bei der Zertifizierungsstelle. Die Zertifizierungsentscheidung wird anhand der Bewertungsberichte der Kontrollstelle getroffen.

    Die Prüfung zur Erlangung des Zertifikats führt die Zertifizierungsstelle pro Standardteilnehmer jährlich einmal durch. 

    Bei Nichteinhaltung der Überwachungsaudits verfällt die Gültigkeit des Zertifikats.

    Ergibt sich die Notwendigkeit von Ortsterminen im Ausland (insbesondere bei der Pro-duktion im Ausland), ist die Zertifizierungsstelle berechtigt, eine angegliederte oder externe vergleichbare Kontrollstelle im betreffenden Land mit der Sachverhaltsaufnahme zu beauftragen. Die Kosten hierfür trägt der Standardteilnehmer.

    Die Zertifizierungsstelle hat die GfaW über alle ihr bekannten Umstände zu informieren, die darauf hindeuten oder bestätigen, dass der Standardteilnehmer den jeweiligen Vertragsstandard nicht einhält. 

    Die Zertifizierungsstelle hat in Verträgen mit Standardteilnehmern festgelegt, dass ein Zertifikat bei Nicht-Konformität mit dem Standard entzogen wird. 

    Teilnahme an Besprechungen

    Um eine gute Zusammenarbeit zwischen GfaW und Zertifizierungsstelle sowie Kontrollstellen zu erreichen, finden einmal jährlich Arbeitsgruppentreffen für Standardteilnehmer, Zertifizierungsstelle, Kontrollstelle und GfaW statt. Hierfür wird eine Beteiligung von der Zertifizierungsstelle erwartet. 

    Zudem beteiligt sich die Zertifizierungsstelle an der Jahresbesprechung, zwischen der GfaW, der Zertifizierungsstelle und der Kontrollstelle. Die Jahresbesprechung dient der GfaW zur Einschätzung des Beratungsbedarfs bei den Standardteilnehmern und welche Themen in den Arbeitsgruppentreffen besprochen werden müssen. Für diese Jahresbesprechung erstellt die Zertifizierungsstelle Informationen über Abweichungen, Beschwerden und Auffälligkeiten über die durchgeführten Audits bereit. Diese Informationen haben auch alle Rückmeldungen zu beinhalten, die Auditoren gegeben haben.

    Beauftragung von Kontrollstellen

    Die Beauftragung einer Kontrollstelle setzt eine schriftliche Vereinbarung zwischen der Zertifizierungsstelle und der Kontrollstelle voraus. Diese Vereinbarung muss insbesondere folgendes regeln: 

    • Unparteilichkeit und Neutralität der Kontrollstelle. Es dürfen keine Interessenkonflikte in Bezug auf die Audits, die auditierten Produkte und Zertifizierungen bestehen, insbesondere darf das Personal der Kontrollstelle nicht in irgendeiner Weise in die Zertifizierungsentscheidungen von Die Zertifizierungsstelle involviert oder an Unternehmen der Standardteilnehmer beteiligt sein; 
    • Die Kontrollstelle setzt nur Personal für die Audits ein, welches über die genannten Sachkenntnisse und Erfahrungen verfügt und sich mit den mit den Vertragsstandards und den Vergabe- und Prüfkriterien sowie den Zertifizierungsabläufen vollumfassend vertraut macht und diese, soweit sie die Kontrollstelle betreffen, vollumfassend einhält; 
    • Die Kontrollstelle muss sich den Richtlinien und Verfahren der Zertifizierungsstelle unterstellen und diese einhalten. 
    • Die Kontrollstelle und das von ihr eingesetzte Personal sind von der Zertifizierungsstelle auf Einhaltung der vorgenannten Vorgaben regelmäßig zu überprüfen und zu überwachen.